一、12個月前
1、從展覽的規(guī)模、時間、地點、專業(yè)程度、目標(biāo)市場等各方面，綜合專家意見, 選定全年展覽計劃；
2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯(lián)系取得初步資料；
3、選定場地；
4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務(wù)計劃。
二、9個月前
1、設(shè)計展覽結(jié)構(gòu)；
2、取得展覽管理公司的設(shè)計批準(zhǔn)；
3、選擇交準(zhǔn)備參展產(chǎn)品；
4、與國外潛在客戶及目標(biāo)顧客聯(lián)絡(luò)；
5，制作展覽宣傳冊。
三、6個前
1、以廣告或郵件等進行推廣活動；
2、確定旅行計劃；
3、支付展場及其他所需服務(wù)的預(yù)行付款；
4、復(fù)查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等，并準(zhǔn)備必要的翻譯；
5、安排展覽期間翻譯員；
6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購廣告促銷。
四、3個月前
1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動；
2、最后確實參展樣品，并準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，貼上公司標(biāo)簽，贈送索取樣品的客商；
3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計做最后的決定；
4、計劃訪客回應(yīng)處理程序；
5、訓(xùn)練參展員工；
6、排定展覽期間的約談；
7、安排展覽現(xiàn)場或場外的招待會；
8、購買外匯。
五、四天前
1、將運貨文件、展覽說明書等額外影印本放人公事包；
2、搭乘飛機至目的地。
六、三天前
1、抵達(dá)，飯店登記
2、視察展覽廳及場地；
3、咨詢運輸商，確定所有運送物品的抵達(dá)；
4、指示運輸承包商將物品運送至?xí)䦂觯?
5、聯(lián)絡(luò)所有現(xiàn)場服務(wù)承包商，確定一般準(zhǔn)備就緒；
6、與展覽組織代表聯(lián)絡(luò)，告知通訊方法；
7、訪問當(dāng)?shù)仡櫩汀?
七、兩天前
1、確定所有物品運送完成；
2、查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能；
3、布置展位；
4、將所有活動節(jié)目做最后的決定。
八、一天前
1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最后的檢查；
2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心；
3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前最后簡報。
九、展覽期間
1、盡早到會場；
2、于展覽第一天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳；
3、實地觀察后盡早預(yù)約明年場地；
4、詳細(xì)記錄每個到訪客戶的情況及要球，勿憑事后記憶；
5、對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場允諾，及時回報總部作出合理答復(fù)，一旦應(yīng)承，必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心；
6、每日與員工進行簡報；
7、每天將潛在商機及顧客資料送加公司，即時處理及回應(yīng)。
十、展覽結(jié)束
1、監(jiān)督攤位拆除；
2、處理商機；
3、寄出謝卡。 |
